Methodiek
Inventaris
Tijdens deze fase stellen we een lijst op van alle functies die voorkomen in de betrokken sectoren.
Om deze lijst te kunnen opstellen vragen we aan zoveel mogelijk instellingen om ons een functie-inventaris van hun organisatie te bezorgen. In deze inventaris vullen de instellingen het totaal aantal VTE’s in hun organisatie in. Daarnaast wordt gevraagd om alle functietitels in hun organisatie op te lijsten en deze functies kort te omschrijven. Per functie wordt ook het aantal VTE’s aangegeven en wordt aangeduid of dit al dan niet een kernfunctie in de organisatie is.
Verovlgens legt IFIC deze verkregen inventarissen naast elkaar. Op basis van een analyse maken we een voorstel van inventaris op dat wordt voorgelegd aan de technische werkgroep. Het is belangrijk dat de functielijst voldoende nuancering toelaat tussen de verschillende functies. Daarnaast moet de lijst een zo groot mogelijke herkenbaarheid voor de functiehouders nastreven.
De definitieve selectie van kernfuncties wordt bediscussieerd in de technische werkgroep, die bestuaat uit experten en vertegenwoordigers van het werkveld (HR, verpleegkundige directie enz.), en nadien goedgekeurd in de stuurgroep die op zijn beurt is samengesteld door sociale partners.
Beschrijving
VOORBEREIDING: INTERVIEWS
De correcte weging van een functie start bij het opmaken van een grondige functiebeschrijving. IFIC verzamelt hiervoor informatie in nauwe samenwerking met de instellingen op het terrein. Aan de hand van een gedetailleerde vragenlijst worden enquêtes afgenomen in heel België om een correct en volledig beeld te verkrijgen van alle taken en verantwoordelijkheden van de functiehouders.
Voor elke sectorale functie of ontbrekende functie (dit wil zeggen onbestaand in de sectorale functiewijzer) die te beschrijven is moeten er minstens 4 functiehouders van die functie (binnen de 3 Gewesten van het land) systematisch door de IFIC-consultants worden geïnterviewd.
OPMAAK VAN DE FUNCTIEBESCHRIJVING
IFIC stelt op basis van deze enquêtes een ontwerpbeschrijving op. In deze functiebeschrijving worden het algemeen doel van de functie en de verschillende taken opgenomen. De beschrijving omvat ook de specifieke kenmerken van de functie. Deze kenmerken worden vertaald door middel van 6 criteria.
De ontwerpbeschrijving wordt voorgesteld aan de vrijwillige instellingen, die een bijkomende feedback kunnen geven op het ontwerp en, in voorkomend geval, aan de beroepsorganisaties die het beroep vertegenwoordigen. Dit ontwerp wordt vervolgens binnen de technische werkgroep besproken en herwerkt. Tenslotte wordt ontwerpbeschrijving uiteindelijk ter goedkeuring voorgelegd aan de sociale partners van het betrokken Paritair Comité.
Op die basis kan aan de hand van de IFIC methode een correcte weging worden doorgevoerd.
WEGING
Nadat een functiebeschrijving goedgekeurd werd door de technische werkgroep en stuurgroep, wordt deze functiebeschrijving gewogen. De weging van de functie wordt uitgevoerd op basis van criteria die op een duidelijke, objectieve en neutrale manier zijn gedefinieerd. We gebruiken steeds dezelfde meetlat voor elke functie. Deze vormt de kern van de IFIC-classificatiemethodiek. De uitkomst van de weging bepaalt de plaats van de functie in de totale rangorde. Die rangorde moet achteraf door de sociale partners vertaald worden naar een overeenstemmende beloning van functies.
Classificatie
Met de IFIC methodiek worden de nieuw opgemaakte functies en de bestaande onderhoude functies systematisch geanalyseerd aan de hand van zes criteria. Die vormen de basis voor een objectieve vergelijking van de functies.
Deze criteria werden vastgesteld door de sociale partners in het begin van het project. Deze zijn vergelijkbaar met de gebruikte criteria van andere analytische functieclassificatiesystemen, maar houden ook rekening en waarderen sommige specificieteiten van de sector, zoals bijvoorbeeld de nodige empathie voor het uitoefenen van sommige beroepen.
Dit zijn de criteria:
1. Kennis & Kunde
De kennis die nodig is om een functie op normaal niveau te kunnen uitoefenen. Deze kennis kan verworven zijn door scholing en vorming, maar ook door ervaring. Het diploma vormt op zichzelf geen criterium. Het diploma is vaak de opstap die nodig is om over de vereiste basiskennis te beschikken. Kennis en kunde gaat echter verder dan wat een functiehouder op school leerde.
2. Leidinggeven
Het hiërarchisch of niet-hiërarchisch coachen en aansturen van medewerkers binnen de organisatie naar het bereiken van de vooropgestelde doeleinden. Meestal hebben leidinggevenden een hiërarchische positie. Binnen de non-profit zijn er ook een groot aantal functies die vanuit een niet-hiërarchische rol medewerkers moeten aansturen. Ook deze specifieke vorm van leidinggeven wordt in rekening gebracht.
3. Communicatie
Hierbij wordt afgetoetst welke de vereiste vaardigheden zijn om relaties, zowel mondeling als schriftelijk, intern of extern, met (groepen) mensen te onderhouden bij een normale uitoefening van de functie. Er wordt daarbij nagegaan met welke groepen men contact moet houden en ook hoe complex de communicatie is. Een erg belangrijk aspect is bijvoorbeeld het inlevingsvermogen dat nodig is in de relaties met patiënten en hun familie.
4. Probleemoplossing
Wat is de moeilijkheidsgraad van problemen en situaties die men als functiehouder moet oplossen? En in welke mate bestaat er een samenhang tussen diverse taken waarin de problemen moeten aangepakt worden? Deze elementen worden opgenomen in de factor “probleemoplossing”.
5. Verantwoordelijkheid
Hier wordt bekeken welke beslissingsruimte een functiehouder heeft bij het uitvoeren van de functie en vooral wat de mogelijke impact is van de beslissingen. Uiteraard weegt ook de verantwoordelijkheid voor het welzijn en de gezondheid van patiënten en bewoners hierin sterk door. Ook financiële impact kan hier bijvoorbeeld een belangrijke rol spelen. Ook impact op kwaliteit, voortgang van het werk enz. kunnen hier gewogen worden.
6. Omgevingsfactoren
Het geheel van factoren die een functie mogelijks ongunstig of gevaarlijk maken (zowel materiële factoren, psychische factoren als fysieke factoren). Het kan gaan om werken in uitzonderlijke temperaturen, het heffen en tillen van zware lasten of de omgang met agressie en het contact met ziekte, lijden en dood.
De criteria zijn zo gekozen dat ze de functies goed dekken. Toch zijn er bepaalde zaken die bewust niet meegenomen werden, namelijk:
Talenkennis: De nood aan een specifieke talenkennis wordt in belangrijke mate bepaald door de regionale setting. Het waarderen en verlonen van deze bijkomende functievereiste wordt het best op een aanvullende wijze gerealiseerd.
Onregelmatige prestaties: Het tijdstip van uitoefening van de functie wordt niet meegenomen in de weging. Het aantal uren die een werknemer presteert tijdens de avond of nacht en tijdens het weekend verschilt niet alleen per functie maar ook per individu. Daarom werd het als criterium niet weerhouden. Het waarderen en verlonen van deze prestaties wordt het best op een aanvullende wijze gerealiseerd.
Procedures
Eens de functieclassificatie is afgerond moet er nagedacht worden over de manier waarop deze wordt ingevoerd en onderhouden.
Dit wil zeggen dat we procedures moeten voorzien voor vier belangrijke momenten in het proces: een procedure in verband met de voorbereiding van de implementatie, een procedure rond de toewijzing van functies, een beroepsprocedure en tenslotte een onderhoudsprocedure die ervoor zorgt dat de functieclassificatie steeds in lijn is met de realiteit en wetgeving.
Implementatie procedure
Hierin gaan we in op de vraag hoe we de implementatie zo goed mogelijk kunnen voorbereiden en welke informatie we ter beschikking stellen van de werknemers.
Toewijzingsprocedure
Toewijzing van de sectorale referentiefuncties aan medewerkers. Ook is er aandacht voor het inlichten van het lokaal sociaal overlegorgaan en het meedelen aan elke medewerker van de functie die hem individueel werd toegewezen.
Beroepsprocedures
Wanneer de individuele medewerker niet akkoord is met de toewijzing tijdens de implementatie, kan de medewerker gebruik maken van de beroepsprocedure. Hier komt de afbakening van de samenstelling en functionering van de interne et externe beroepscommissie aan bod.
Onderhoudsprocedure
Organisaties evolueren, bestaande functies veranderen en nieuwe functies worden gecreëerd. Via de onderhoudsprocedure wordt bepaald hoe de sectorale classificatie geactualiseerd wordt. U vindt hier meer informatie over de onderhoudsprocedure.